Napjaink legelterjedtebb kommunikációs formája az e-mailezés lett, otthon épp annyira, mint a munkahelyünkön. Tíz évvel ezelőtt mindezt elképzelni sem tudtuk volna. Emlékszem rá, amikor megkaptam az első számítógépemet, s elküldtem életem első e-mailjét, ami regény hosszúságúra sikeredett. Ez 1998-ban volt. Ma már így kommunikálok a legtöbb ismerősömmel, a személyes érintkezés háttérbe szorult. Micsoda változás, egy évtized leforgása alatt!

E-mailezés = elvesztegetett idő?

Habár azért lenne az elektronikus levél, hogy megkönnyítse az emberek közötti kommunikációt, mégis úgy látom, hogy sokak hatékonyságára kifejezetten rossz hatással van. Lehet, hogy te is kaptad már magad azon, hogy elmélyülten nézegeted a leveleidet, pedig 5 perce sincs, hogy utoljára megnyitottad a postafiókodat. Megeshet, hogy ezen felül sok időt töltesz az e-mailek rendszerezésével, válogatásával, régi levelek olvasgatásával és törlésével. Lehet, hogy túl sok időt fordítasz a válaszadásra.

Megnyugtatlak, nem vagy egyedül ezekkel a problémákkal. Ugyanígy nekem is gondjaim voltak. Mielőtt a legutóbbi vállalkozásomba kezdtem, rengeteg időt töltöttem az e-mailezéssel. Ha végeztem leveleim rendszerezésével, elégedettséget éreztem. Azt hittem, minél több e-maillel foglalkozom, annál hatékonyabb vagyok a munkában.

Hamar rájöttem, hogy ezt csak én gondolom így. Miután vállalkozó lettem, ráébredtem, hogy az e-mailezésre fordított energiáim nem sokat hoznak a konyhára. Ennek több oka is van:

1. Halogatod az igazán fontos dolgokat.
Nem haladtam a többi munkámmal, például nem írtam annyi cikket, nem foglalkoztam annyit a marketinggel vagy az üzleti kapcsolataimmal. A folytonos e-mail ellenőrizgetés azért is káros a munkára, mert újból és újból elterelődik a figyelmed, és napjában többször kell ismételten összegyűjteni a gondolataidat, hogy folytathasd a megkezdett munkát.

2. Késlelteted az e-mailek feldolgozását.
Az egész napos ellenőrizgetés mellett érdekes, hogy nem tudtam normálisan rendbe szedni az e-mailjeimet. Csak kattintgattam ide-oda, átszaladtam az új e-maileken, rendszerezgettem, de a válaszok megírását későbbre halasztottam.

3. Soha nem érsz végére az e-maileknek.
Minél több e-mailre válaszoltam, annál több levél érkezett vissza. Ha tíz e-mailt rendeztem, akkor az elkövetkező napokban legalább húsz új érkezett vissza.

11 tipp, amivel fejlesztheted a levelezési technikádat

Az e-mail csak egy eszköz, mely által gyorsabban elintézheted a rád váró feladatokat. Lentebb 11 tippet olvashatsz, melyek segíthetnek a hatékony levelezésben.

1. Naponta egyszer dolgozd fel az e-mailjeidet!

Habár naponta többször is ellenőriztem a leveleimet, mégsem sikerült mindig a végére jutnom. Ma már naponta csak egyszer nézem meg a postafiókomat, vagy reggel, munka előtt, vagy este, munka után.

Döntsd el, hogy naponta mennyi időt töltesz az e-mailjeiddel. Ha a rá szánt idő alatt nem végeztél vele, folytasd másnap. Nézd meg, hogy melyik fontos és melyik kevésbé az. Miután megtanulod eszerint szétválogatni az e-mailjeidet, sokkal hatékonyabb leszel. Hiába vannak fontos e-mailek, az élet még nem áll meg attól, hogy nem egyből válaszolsz rájuk. Ezzel a módszerrel kiszűrhetjük a fontos dolgokat.

Ha olyan pozícióban dolgozol, ahol fontos, hogy az e-maileket mindig idejében elolvasd és válaszolj rájuk, akkor is alkalmazhatod ezt a módszert. A lényeg, hogy ne hagyd elnyomni a munkád többi részét a levelezésed miatt. Emlékezz rá, hogy ez csak egy eszköz a munkához, nem pedig maga a munka.

2. Oszd fel az e-mailjeidet: 20% fontos, 80% halasztható

Nem minden e-mail ugyanolyan. Szeretem a 80/20-as szabály alkalmazását, amit az e-mailek mellett életünk más területein is alkalmazhatunk. A lényeg, hogy az e-mailek 20%-a vezet el a munkád 80%-ához. Nekünk tehát meg kell tanulnunk kiválogatni leveleink közül azt a 20 százalékot, ami igazán fontos.

A fontos levelek közé tartozó e-mailekre általában gyorsan válaszolok, maximum 1-3 napon belül. A kevésbé lényeges leveleknél több időt is hagyok a válaszra, vagy egyáltalán nem írok vissza, ami elvezet a következő ponthoz.

3. Legyen egy „Válaszolj rájuk péntekig” mappád!

Jelölj ki egy napot a héten, és csinálj egy mappát, amibe azokat a leveleket teszed, melyekre eddig a kijelölt napig kell válaszolnod. Így van időd alaposan átgondolni a reakciódat, nem kell azonnal nekiesned az írásnak!

4. Nem kell minden e-mailre válaszolni!

Annak ellenére, hogy most másképp gondolod, elmondom, hogy nem kell minden e-mailre válaszolnod. Néha, ha nem válaszolsz valamire egy bizonyos időtartamon belül, az egyértelmű választ jelent.
Egy időben minden egyes levélre válaszoltam. Nem csináltam mást, egész nap leveleket írtam, aztán a nap végére teljesen kimerültem és nem volt erőm a valódi munka elvégzésére. Sőt, ami a legszomorúbb, hogy ezeknek az e-maileknek nagyrészt semmi hasznuk nem volt a munkám előrehaladásának szempontjából.

Ne stresszelj túl sokat a válaszadáson! Ha van értelme, írj, de ha a válaszadással eltöltött idő több energiádba kerül, mint amennyit a válasszal nyerhetsz, akkor nem éri meg. Hagyd annyiban és a hallgatásból érteni fog a másik fél.

5. Készíts sablonokat a leggyakoribb e-mailjeidhez!

Ha megnézed az elküldött levelek mappádat, akkor megláthatod, hogy milyen e-mailekre válaszolsz általában. Ezekhez szoktam mintákat készíteni, amiket aztán csak testre kell szabnom. Rengeteg időt spórolok meg ezzel.

6. Csak a fontos e-maileket olvasd el!

Feliratkoztam néhány hírlevélre, viszont nem olvasom el őket mindig. Nem szoktam törölni sem, mert tudom, hogy van bennük értékes információ. Ezért készítettem nekik egy mappát és a levelezőrendszerem automatikusan oda teszi őket. Jelenleg 30 mappám van a levelezésemen belül. Csak akkor nézem át őket, amikor tudom, hogy épp olyan jellegű információkra van szükségem.

7. Rendszerezd az e-mailjeidet!

A mappák vagy címkék sokat segíthetnek a rendszerezésben. Készíthetsz könyvírással vagy fogyókúrával kapcsolatos mappát, s ezeken belül csinálhatsz almappákat is. Használj szűrőket, amik automatikus szétküldik a leveleket a különböző mappákba.

8. Állíts be szűrőket!

A szűrők segítenek szétválogatni az e-mailjeidet. Ilyenkor meg kell adnod, hogy a bizonyos feladóktól érkező e-maileket különböző mappákba rendezze a levelezőrendszer. Nekem jelenleg 20 különböző szűrőm van. Attól függően, hogy mire szűrsz rá, archiválhatod is a leveleket. Ez minimalizálja az adminisztratív teendőkkel eltöltött időt.

9. Válaszíráskor használd az 1 perces szabályt!

Ha megtanulod, hogy 1 percen belül kell válaszolnod, akkor biztosan a lényegre fogsz szorítkozni és nem fogsz eltölteni értékes félórákat azzal, hogy a válasz felett ücsörögsz. Nézd az órát és próbálj meg 1 percen belül válaszolni. Ezzel a módszerrel nagyon sok időt tudsz spórolni.

10. Használj megfelelő levélszemét szűrő rendszert!

Ha leveleid átnézésekor egy csomó időt azzal töltesz el, hogy a spameket válogatod, akkor nem elég hatékony a levelezőrendszer, amit használsz. Keress olyan programot, ami megfelelően felismeri a kéretlen leveleket. Törlés előtt azért nézd meg őket, megeshet, hogy a program oda tesz egy-egy olyan levelet is, amire még szükséged lehet.

11. Iratkozz le mindenről, amit nem olvasol el!

Ha te is sokat böngészel, akkor valószínűleg egy csomó hírlevelet szoktál kapni. Ha vannak köztük olyanok, amiket már hónapok óta meg sem nyitottál, jobb, ha leiratkozol róluk, annál kevesebb levél foglalja a helyet.

Facebook Comments

Leave a Reply

You may also like

Tudod-e, mit jelent számodra a SIKER?

Lefogadom, hogy sikeres akarsz lenni az életben – akár a munkádról, akár a kapcsolataidról, hobbijaidról vagy az élet más területéről beszélünk. De mikor tudod, hogy tényleg sikeres vagy?