Hogyan vezess le hatékonyan egy üzleti értekezletet?

Senki sem élvezi a hosszú, vég nélküli megbeszéléseket, pedig a legtöbb meeting ilyen. Általában nem jön össze, mégis mindenki megkísérli a lehetetlent: egy rövid és hatékony értekezlet lebonyolítását. Ha követed a lenti lépéseket és szánsz rá egy kis időt, hogy megtervezd a találkozót, a jövőben jó eséllyel pályázol a legértékesebb munkatárs címre.

Tanácsok:

1. Határozd meg előre, hogy ki fog részt venni a meetingen, és hogy mi lesz az összejövetel konkrét célja! Jelöld ki a témaköröket és szerezd be a megbeszéléshez szükséges információkat.

2. Legyen kiemelt célja a megbeszélésnek! Határozz meg egy olyan célt, amit az értekezlet végére szeretnél elérni. A végcél lehet az ötletgyűjtés, egy új termék vagy szolgáltatás megtervezése.

3. Vezess precíz napirendet! Ebben részletesen leírhatod a legfontosabb tényeket, a kapcsolattartók, ügyfelek neveit, a különböző rendezvények és megbeszélések időpontjait. Egy mindenre kitérő lista megkönnyíti a többiek munkáját, hiszen eléjük tárja mindazokat az információkat, melyektől sokkal könnyebb lesz a kommunikáció.

A módszerrel rengeteg felesleges kérdéstől kímélhetitek meg magatokat. Ha úgy érzed, sikerült annyira részletes anyagot összeállítanod, hogy feleslegessé vált a találkozó, nyugodtan töröld az értekezletet, a listát pedig küld át e-mailben.

4. Előre oszd ki a napirendet! Hagyj időt munkatársaidnak, hogy átnézzék az anyagot, megszülethessen a fejükben egy-egy kérdés, amit aztán átgondoltan tárhatnak a többiek elé az értekezleten.

5. Üdvözöld a résztvevőket és győződj meg róla, hogy mindenkinél ott van a napirendje! Egyértelműen határozd meg a találkozó célját és a befejező időpontot!

6. Azonnal vágj bele! Légy mindvégig határozott és ne hagyd elterelődni a szót valami másra. Próbálj meg a lényegre szorítkozni és tégy fel minél egyértelműbb kérdéseket!

7. Jusson mindenre időd! Ha több témával is foglalkoznotok kell ugyanazon az értekezleten, akkor oszd fel a meetinget témakörönként 20-20 perces szekciókra. Ha a találkozó végének tervezett időpontja 14:00 óra, akkor állítsd be a telefonodat 13:55-re, így még lesz időd összefoglalni az elhangzottakat, vagy kitérni egy olyan kérdésre, amire addig nem jutott idő.

8. Jegyzetelj a napirendre! Írd le a benyomásaidat, az újonnan szerzett információkat, a névjegyeket és az ügy kimenetelét.

9. Foglald össze a legfontosabb kérdéseket a megbeszélés végén! Lehetőség szerint mindenki egy új feladattal távozzon az irodából: kutatás, információszerzés, új ügyfelek felkeresése. Fejezd be az értekezletet időben és köszönd meg mindenkinek a közreműködését!

www.ehow.com

"Irtózni a huzattól - gondolta a kis herceg - elég kockázatos kilátás egy növénynek."